Câu hỏi nhà trường hay hỏi nhất khi bắt đầu thực hiện Thông tư 18/2025 không phải “phải làm gì” mà là “cần chuẩn bị những gì thì đủ”. Bài này liệt kê danh mục tối thiểu — thứ gì bắt buộc, thứ gì nên có, và thứ gì có thể làm sau.(Xem thêm: hướng dẫn viết kế hoạch tư vấn tâm lý năm học theo Mẫu số 01)
Bốn thứ phải có trước khi đón học sinh đầu tiên
Một phòng tư vấn hoạt động được không cần nhiều tiền, nhưng thiếu một trong bốn thứ dưới đây thì ca đầu tiên sẽ được xử lý theo cảm tính — và cảm tính là thứ khó sửa nhất về sau.
| Hạng mục | Mức tối thiểu | Ai lo |
|---|---|---|
| Người và vai | Quyết định kiện toàn tổ tư vấn, phân rõ ai là quản lý chuyên môn, ai giám sát ca, ai trực tiếp làm việc với học sinh | Hiệu trưởng ký |
| Kế hoạch năm học | Kế hoạch theo Mẫu số 01, đã ban hành, có số học sinh và kinh phí thật của trường | Cán bộ tâm lý soạn, ban giám hiệu duyệt |
| Hồ sơ chuẩn | Sổ theo dõi ca, phiếu tiếp nhận, phiếu đồng thuận, mẫu nhật ký buổi, mẫu báo cáo | Cán bộ tâm lý chuẩn hoá một lần, dùng cả năm |
| Kênh tiếp nhận | Một kênh trực tiếp (phòng, giờ trực) và một kênh trực tuyến, có người trực thật | Tổ tư vấn, phối hợp Đoàn Đội |
Không gian: kín đáo quan trọng hơn rộng rãi
Học sinh không vào phòng tư vấn vì phòng đẹp. Các em không vào vì sợ bị nhìn thấy. Vì vậy tiêu chí đầu tiên của không gian là đi vào kín đáo, không phải diện tích.
- Phòng riêng, đóng cửa nói chuyện không nghe thấy từ ngoài hành lang
- Vị trí tránh xa phòng ban giám hiệu và phòng hội đồng — đây là lỗi bố trí phổ biến nhất
- Bàn ghế tiếp đón thân thiện, không kê kiểu đối chất qua bàn làm việc
- Tủ hồ sơ có khoá, tên người giữ chìa ghi trong quy chế
- Máy tính có kết nối phần mềm quản lý, đặt quay màn hình vào trong
- Bảng thông tin ghi rõ giờ trực và cách liên hệ
Hồ sơ: chuẩn hoá một lần, dùng cả năm
Bộ hồ sơ tối thiểu gồm năm loại giấy tờ. Chuẩn hoá ngay từ tháng 8 sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian khi lập báo cáo cuối kỳ, vì số liệu báo cáo lấy trực tiếp từ những giấy tờ này.
- Phiếu tiếp nhận — nguồn thông tin, ngày giờ, người tiếp nhận
- Phiếu đồng thuận — hai loại: đồng thuận sàng lọc đại trà và đồng thuận tham vấn cá nhân
- Sổ theo dõi ca — trạng thái, người phụ trách, tiến trình
- Nhật ký buổi (Mẫu số 02) — ghi ngay sau mỗi buổi làm việc
- Mẫu báo cáo (Mẫu số 04) — hai kỳ mỗi năm học
Bốn biểu mẫu kèm Thông tư 18/2025 cùng bộ mẫu biểu mở rộng đã được soạn sẵn theo thể thức hành chính, nhà trường tải về dùng ngay hoặc chỉnh cho phù hợp.(Xem thêm: cách lập báo cáo Thông tư 18 theo Mẫu số 04)
Con người: một chuyên viên gánh được bao nhiêu?
Đây là con số nhà trường nên biết trước khi phân công. Một cán bộ tâm lý toàn thời gian giữ được chất lượng ở khoảng 15–20 ca đang mở cùng lúc. Vượt ngưỡng đó thì ca nào cũng thành ghi chép hình thức.
Trường có một nghìn học sinh trở lên nên tính từ đầu: ai sẽ làm tầng phòng ngừa cho cả lớp (thường là giáo viên chủ nhiệm được tập huấn), ai làm nhóm chọn lọc, và ai giữ các ca cá nhân. Nếu chỉ có một cán bộ tâm lý mà giao hết ba tầng thì đến tháng 11 sẽ quá tải.
Thứ có thể làm sau
Để tránh bị choáng, đây là những thứ không cần có ngay trong tháng đầu: bộ trắc nghiệm đầy đủ mọi lứa tuổi, góc trị liệu bằng trò chơi, phần mềm quản lý, tài liệu truyền thông in màu. Có thì tốt, chưa có vẫn vận hành được. Thứ không thể trì hoãn vẫn là bốn hạng mục ở bảng đầu bài.